Deze week liep ik mee op de plek waar het allemaal echt gebeurt: daar waar het grootste overheidsarchief van Nederland ligt. Alles komt er voorbij, van gedetailleerde analyses over buitenlands beleid tot de factuur van een bureaustoel voor een organisatie die al twintig jaar geleden is opgeheven. De hamvraag: bewaren of vernietigen?
Over die vraag buigen de archiefbewerkers van de locatie in Winschoten zich. Wat wordt bewaard gaat naar het Nationaal Archief (waar je het ook als burger kunt inzien), wat wordt vernietigd verdwijnt ook echt voorgoed. Om die afweging te maken bestaan er lijsten die per type overheidsdocument beschrijven of het bewaard moet worden — en zo ja, hoe lang. Jaarlijks worden vele ‘kilometers’ langs die meetlat gelegd, grotendeels nog met de hand.
De meeste dossiers spreken voor zich, maar vaak is niet meteen duidelijk of iets bewaard moet blijven. Dat vraagt om specifieke kennis: inzicht in waar documenten ooit voor bedoeld waren, of waarom ze later opnieuw relevant kunnen worden. Veel medewerkers zitten al tientallen jaren in het vak en kennen de overheid door en door. En het is ook lastig: hoe bepaal je vandaag wat over twintig jaar maatschappelijke waarde heeft? Inmiddels heb ik genoeg anekdotes verzameld van belangrijke dossiers die door een slimme ingeving van een archiefmedewerker op een haar na zijn gered van de versnipperaar.
Juist dit type domeinkennis laat zich lastig in regels of algoritmes vangen. Tegelijkertijd groeit de druk om te automatiseren: de achterstanden zijn fors; honderden kilometers archief wachten nog op bewerking. Dat is een lastig spanningsveld. Hier raakt automatisering immers direct aan de openbaarheid van bestuur, verantwoording door de overheid en uiteindelijk aan ons collectieve geheugen — aan dat wat we als samenleving willen bewaren. Daarom vind ik het belangrijk om te begrijpen hoe archiefwerk in de praktijk wordt gedaan: om uiteindelijk de modellen te kunnen ontwikkelen die domeinkennis juist als uitgangspunt nemen, en om (gevraagd, maar vooral ook ongevraagd!) te adviseren over de keuzes die daarbij worden gemaakt.
Leerzame en nuttige dagen dus. En natuurlijk gewoon een bijzonder boeiende omgeving voor iemand die graag oude, vaak nog handgeschreven documenten door zijn handen laat gaan. Hier kun je de geschiedenis namelijk nog gewoon met je vingers voelen, voorlopig althans.